Privacy policy

1. Qui nous sommes

Borealys Advisory inc. est une société constituée au Canada dont le siège est situé à Sherbrooke (Québec). Nous offrons des services-conseils aux institutions financières et aux petites et moyennes entreprises, au Québec et à l’international.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille au respect de la présente politique et répond à toute question ou demande à ce sujet :

• François Rancourt, Associé principal, directeur général
• Courriel : info@borealysadvisory.com
• Adresse postale : 1130 Chemin Thomas-Woodward, Sherbrooke (Québec), J1M 0B4

3. Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires aux fins décrites à la section 4 :

• Lorsque vous nous écrivez (formulaire de contact ou courriel) : votre nom, votre adresse courriel, le nom de votre organisation, votre fonction, votre numéro de téléphone s’il y a lieu, ainsi que le contenu de votre message.
• Lorsque vous nous proposez votre candidature comme consultante ou consultant : votre curriculum vitæ et les renseignements professionnels que vous choisissez de nous transmettre.
• Lorsque vous naviguez sur le site : des renseignements techniques tels que votre adresse IP, le type de navigateur et d’appareil, les pages consultées ainsi que la date et l’heure de la visite. Ces données proviennent des journaux de notre hébergeur et, uniquement si vous y consentez, de notre outil de mesure d’audience (voir la section 6).
• Dans le cadre d’un mandat : les coordonnées professionnelles de nos interlocuteurs chez nos clients et partenaires.

Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements sensibles par l’entremise du site, ni de renseignements concernant des personnes âgées de moins de 14 ans.

4. Pourquoi nous les utilisons

Nous utilisons vos renseignements personnels pour :

• répondre à vos demandes et communiquer avec vous;
• préparer des propositions de services et gérer notre relation d’affaires;
• évaluer les candidatures de consultantes et de consultants;
• assurer le bon fonctionnement et la sécurité du site;
• produire des statistiques agrégées sur la fréquentation du site, si vous y avez consenti;
• respecter nos obligations légales, fiscales et comptables.

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels. Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements.

5. Votre consentement

En nous transmettant vos renseignements, vous consentez à ce qu’ils soient utilisés aux fins décrites ci-dessus. Lorsque la loi l’exige, nous vous demandons un consentement exprès et distinct. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant à notre responsable, sous réserve de nos obligations légales; ce retrait peut toutefois nous empêcher de donner suite à votre demande.

6. Témoins (cookies) et technologies de suivi

Notre site utilise des témoins strictement nécessaires à son fonctionnement (par exemple, mémoriser votre choix de langue ou vos préférences en matière de témoins). Ces témoins ne permettent pas de vous identifier.

Les témoins de mesure d’audience, par exemple Google Analytics, sont désactivés par défaut. Ils ne sont activés que si vous les acceptez au moyen du bandeau affiché lors de votre première visite. Vous pouvez modifier votre choix en tout temps au moyen du lien « Gérer les témoins » au bas de chaque page, ou en configurant votre navigateur.

Notre site contient des liens vers nos pages LinkedIn, Facebook et Instagram. Ces liens ne transmettent aucun renseignement à ces plateformes tant que vous ne cliquez pas dessus. Une fois sur ces plateformes, leurs propres politiques de confidentialité s’appliquent.

7. Communication à des tiers

Vos renseignements ne sont accessibles qu’aux personnes qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions. Nous pouvons les communiquer :

• à nos fournisseurs de services, notamment notre hébergeur Web, notre fournisseur de messagerie et de stockage (Microsoft 365) et, le cas échéant, notre outil de mesure d’audience;
• aux consultantes et consultants associés à Borealys qui participent à un mandat ou à une proposition vous concernant;
• lorsque la loi l’exige ou le permet.

Ces tiers ne peuvent utiliser vos renseignements qu’aux fins prévues. Ils sont liés par une entente écrite qui les oblige à en assurer la confidentialité et la sécurité.

8. Communication à l’extérieur du Québec

Certains de nos fournisseurs conservent des données sur des serveurs situés à l’extérieur du Québec, au Canada ou ailleurs, notamment aux États-Unis ou dans l’Union européenne. De plus, certains membres de notre équipe exercent leurs activités à l’extérieur du Canada. Avant toute communication de renseignements à l’extérieur du Québec, nous évaluons si ceux-ci bénéficieront d’une protection adéquate, et nous encadrons cette communication par une entente écrite.

9. Durée de conservation

Nous conservons vos renseignements personnels seulement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pour la durée exigée par la loi :

• échanges avec des personnes qui ne sont pas clientes : 24 mois après le dernier échange;
• dossiers clients et mandats : pendant la relation d’affaires, puis 7 ans afin de respecter nos obligations fiscales;
• candidatures : 24 mois après leur réception, à moins que vous ne nous demandiez de les détruire plus tôt;
• journaux techniques du site : 12 mois.

Au terme de ces délais, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.

10. Sécurité

Nous prenons des mesures de sécurité raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements, pour les protéger contre la perte, le vol et l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés : chiffrement des échanges avec le site (HTTPS), authentification multifacteur sur nos comptes, accès restreint selon le besoin de savoir et engagement de confidentialité de nos collaboratrices et collaborateurs.

En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous en aviserons sans délai la Commission d’accès à l’information ainsi que les personnes concernées, et nous consignerons l’incident dans notre registre.

11. Vos droits

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous avez le droit :

• d’être informé des renseignements que nous détenons à votre sujet et d’y avoir accès;
• de faire rectifier tout renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
• de retirer votre consentement;
• de demander la cessation de la diffusion d’un renseignement vous concernant ou la désindexation de tout hyperlien rattaché à votre nom, dans les conditions prévues par la loi;
• de recevoir les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou de les faire transmettre à une personne que vous désignez.

Pour exercer ces droits, écrivez à notre responsable (section 2). Nous vous répondrons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. Nous pourrions vous demander de confirmer votre identité. Le traitement d’une demande est gratuit; des frais raisonnables peuvent toutefois être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de renseignements.

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca) ou, selon le cas, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (www.priv.gc.ca).

12. Visiteurs hors du Canada

Notre site s’adresse aussi à des institutions et à des partenaires établis à l’étranger. Si vous résidez dans un autre pays, notamment dans l’Union européenne, vous pourriez disposer de droits supplémentaires en vertu de la législation qui s’y applique. Nous traiterons toute demande à cet égard avec diligence.

13. Modifications de la politique

Nous pouvons modifier la présente politique pour tenir compte de l’évolution de nos pratiques ou de la loi. La version en vigueur est toujours publiée sur notre site, avec sa date de mise à jour. En cas de modification importante, nous en ferons mention de façon visible sur le site.